Obligation
Le registre unique du personnel
C'est le premier document que demande un inspecteur du travail, avant même le DUERP. Il est pourtant absent d'une petite entreprise sur trois.
Le registre unique du personnel est obligatoire dès le premier salarié, sans seuil d'effectif, et doit être tenu à disposition permanente de l'inspection du travail.
art. L1221-13 et D1221-23 du Code du travail
Qui doit le tenir
Tout employeur, dès la première embauche. Aucun seuil, aucune exception de taille ou de secteur. Un artisan avec un apprenti y est tenu au même titre qu'une entreprise de 200 personnes.
Ce qu'il doit contenir
Pour chaque salarié, dans l'ordre chronologique d'embauche : nom et prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie. S'y ajoutent des mentions particulières pour les apprentis, les stagiaires, les travailleurs à temps partiel et les salariés mis à disposition par une entreprise extérieure.
Les mentions que l'on oublie
Les intérimaires et les stagiaires doivent y figurer, dans une partie distincte pour les seconds. C'est l'omission la plus fréquente, et la plus facile à constater lors d'un contrôle.
Combien de temps le conserver
Cinq ans à compter du départ du salarié. Les mentions ne s'effacent jamais : on ajoute la date de sortie, on ne supprime pas la ligne.
Ce que l'on risque
Une amende de 4e classe, appliquée autant de fois qu'il y a de salariés concernés. Sur un effectif de dix personnes, l'addition monte vite. Le registre absent est par ailleurs un signal qui déclenche un contrôle plus large.
Questions fréquentes
Le registre unique du personnel peut-il être numérique ?
Oui, à condition qu'il soit consultable immédiatement sur place lors d'un contrôle et que son contenu soit inaltérable.
Faut-il un registre par établissement ?
Oui. Le registre se tient au niveau de chaque établissement, et non au niveau de l'entreprise.
Les stagiaires doivent-ils y figurer ?
Oui, dans une partie spécifique distincte de celle des salariés, avec les dates de début et de fin de stage.